お客様の課題
山口県で林業・造成工事業を営むA社様は、補助金申請に必要な日報管理に大きな課題を抱えていらっしゃいました。
林業では「緑の雇用」などの国・県の補助金制度を活用するケースが多くあります。これらの補助金を受けるためには、日々の作業内容を詳細に記録し、自治体や県に提出する必要があります。
しかし、A社様ではこれまで以下のような問題がありました。
- 紙やExcelでの日報管理で、現場からの報告が遅れがち
- 手書き→転記→集計という非効率なワークフロー
- 補助金申請時に必要なデータの抽出・集計に膨大な時間がかかる
- 研修記録（OJT指導者、研修区分など）の管理が煩雑
- 現場ごとの労務費・機械費の把握が困難
「日報を毎日つけてもらうのが大変で、月末にまとめて書いてもらうこともあった。補助金の申請時期になると、データを整理するだけで何日もかかっていた」（A社 担当者様）
ご提案した解決策
私たちは、Google Workspace + AppSheet を活用したクラウド型日報システムをご提案しました。
システム構成
| 要素 | 採用技術 |
|---|---|
| 日報入力アプリ | AppSheet（ノーコード開発） |
| データ管理 | Google スプレッドシート |
| グループウェア | Google Workspace |
| 対応デバイス | スマートフォン / タブレット / PC |
主な機能
1. スマホで簡単日報入力
- 現場からスマートフォンで直接入力
- 作業現場・作業内容・時間を選択式で入力
- 写真添付にも対応
2. 研修記録の管理
- 「緑の雇用」などの研修区分を選択
- OJT指導者の記録
- 研修時間の自動集計
3. 自動集計・出力機能
- 日次 / 月次 / 年次の自動集計
- 現場別・担当者別のデータ抽出
- Excel / CSV形式でのエクスポート（補助金申請用）
4. 権限管理
- 一般社員：自分の日報入力のみ
- 管理者：全データ閲覧・出力・編集
5. バイオマス・用材売上管理
- 木材出荷データの入力・集計
- 樹種別（スギ・ヒノキ）の材積管理
- 売上の自動計算
導入の流れ
| フェーズ | 期間 | 内容 |
|---|---|---|
| 要件定義 | 約2週間 | 現行業務のヒアリング、既存Excelの分析 |
| 開発 | 約4週間 | アプリ構築、テスト、フィードバック反映 |
| 導入支援 | 約2週間 | 従業員向け研修、マスタデータ整備 |
全社員向けのオンライン研修を実施し、実際にスマートフォンで日報を入力する練習も行いました。
導入効果
定量的な効果
- 日報入力時間：1件あたり約5分以下に短縮
- 月次集計作業：数日 → 数分に短縮
- 補助金申請用データ作成：即座にExcel出力可能に
定性的な効果
- 現場から「その日のうちに」日報が上がるように
- 管理者がリアルタイムで現場状況を把握できる
- 補助金申請に必要な研修記録が漏れなく管理できる
- データに基づいた経営判断が可能に
「スマホで入力できるので、現場の社員も抵抗なく使ってくれている。補助金の申請準備が本当に楽になった」（A社 担当者様）
技術的なポイント
なぜAppSheetを選んだのか
-
ノーコードで迅速に開発
- 要件変更にも柔軟に対応可能
- 追加機能の実装コストが低い
-
Google Workspaceとの親和性
- 既存のGoogleアカウントで利用可能
- スプレッドシートをデータベースとして活用
-
スマートフォン対応
- 専用アプリとしてインストール可能
- オフライン入力にも対応
-
低コストで導入可能
- 初期開発費用を抑えられる
- 月額ライセンス費用もリーズナブル
まとめ
林業における補助金申請は、正確な日報管理が求められます。しかし、現場作業が中心の業種では、日々の記録を徹底することは容易ではありません。
今回のプロジェクトでは、「現場の負担を最小限に」「管理側の集計作業を自動化」 という2つの軸でシステムを設計しました。
AppSheetとGoogle Workspaceを組み合わせることで、大規模なシステム開発を行わずとも、業務に最適化されたアプリケーションを構築することが可能です。
同様の課題をお持ちの事業者様は、ぜひお気軽にご相談ください。